A relação de confiança entre o escritório e o cliente fica mais forte quando você sabe como organizar o escritório de advocacia
Vale à pena ser organizado? A resposta para essa pergunta vem com outra pergunta. Quem tem mais chances de sucesso: o advogado que prima pela organização ou aquele que nunca pensou a respeito?
É evidente que a gestão de sucesso de um escritório está diretamente relacionada com a sua organização.
Também sabemos que organizar a gestão de um escritório não é uma tarefa tão fácil quanto parece.
Por isso separamos algumas dicas de como organizar o escritório de advocacia com o apoio de um software jurídico e garantir o sucesso no meio jurídico.
Primeira impressão é a que fica
Primeiro vamos ressaltar a importância de ter organização no escritório.
O dia a dia dos escritórios é sempre agitado. E infelizmente é rotineiro presenciar profissionais atrasados com algum prazo ou em busca de alguma pasta que não encontra.
Esse cenário traz a sensação de desorganização, tanto para os colaboradores, quando para os clientes.
Muitos escritórios abertos recentemente e que tem imenso potencial e capacidade de crescimento, que conta com uma clientela de qualidade acaba se perdendo na desorganização.
Não tenha dúvidas: a primeira impressão é sempre a que fica. Num ambiente que pode surgir uma gama diversificada de clientes isso é muito sério.
Portando nossa dica é: cuide da imagem de seu escritório como cuida de sua própria.
Vislumbre a cena de um cliente entrando no seu escritório. Saiba que ele vai observar todos os detalhes, desde as condições de higiene, até o uso de tecnologias digitais para gestão do escritório.
E aí, causou uma boa impressão?
Ao ter a gestão do escritório organizada e as atividades automatizadas pelo software jurídico, o advogado ganha tempo para se empenhar em outras atividades do escritório.
Por isso tenha a certeza de que a forma com que você organizar o seu escritório vai agregar valor ao serviço prestado e fazer com que alcance uma gestão de excelência.
Como organizar o escritório de advocacia com uso da tecnologia
A evolução tecnológica e a crescente disputa no mercado fazem com que os escritórios invistam em novas tecnologias e métodos organizacionais que buscam o aumento da produtividade e qualidade do serviço prestado.
O advogado que acaba de abrir o seu escritório, ou que está a pouco tempo no mercado, por vezes não consegue contratar um gestor jurídico para ajudá-lo no gerenciamento.
Nesse caso, como organizar o escritório de advocacia?
Pense em como o software jurídico pode lhe ajudar na gestão
O software jurídico permite que sua secretária ou estagiário possa informar um cliente sobre o andamento de um processo que você defende.
Isso é possível porque suas informações passam a ficar centralizadas e disponíveis dentro do software jurídico contratado por você.
Ter um software jurídico como apoio em sua gestão é uma forma bem eficaz de desenvolver o trabalho em equipe.
Isso se dá por meio da delegação de atividades, agendando compromissos, fazendo acompanhamento de processos on-line e podendo realizar a organização da forma mais completa.
Seja um advogado moderno
Conte com um software jurídico como aliado na gestão de seu escritório e cause boa impressão para seus clientes.
O software jurídico permite que sua gestão seja inovadora e produtiva.
A automação de tarefas por meio do software jurídico faz com que o escritório seja visto como moderno e inovador, além de render ótimos resultados para produtividade do escritório.
Principais automações:
Acompanhamento de publicações
Não perca tempo buscando manualmente suas publicações nos Diários Oficiais. Seu software de gestão jurídica pode fazer isso automaticamente para você.
Monitoramento processual automático
Acessar diariamente o site dos tribunais para consultar cada um de seus processos e seus andamentos toma muito tempo. Deixei isso com software de gestão jurídica.
Controle de tarefas
Reúna informações sobre todos os seus compromissos, gere alertas, notificações e relatórios, tudo de forma automática no software de gestão jurídica.
Organize seu escritório em apenas uma plataforma
Ter um sistema que lhe auxilie na gestão é fundamental por ter a capacidade de unificar todas as ferramentas necessárias para o seu gerenciamento em um único lugar.
Tendo um software jurídico como meio para sua organização, o advogado pode ter o acompanhamento de suas intimações, o monitoramento de processos, acesso a acervo de jurisprudência e agenda inteligente em um único ambiente digital.
Esse tipo de sistema ainda proporciona aos advogados do escritório uma maior integração das informações, tendo em vista que qualquer um deles poderá ter acesso aos módulos do software.
Assim, a partir de um banco de dados — que pode ser preenchido pelos próprios funcionários ou captado dos sites dos tribunais —, os advogados poderão ter uma visão geral de todas as atividades realizadas no escritório de advocacia.
Escolha bem seu software e esteja sempre organizado
O mercado de sistemas para advogados é grande, existem para todas as necessidades.
No entanto é interessante que você saiba escolher o que melhor atende aos seus interesses.
Nesse quesito é importante que o software jurídico tenha as ferramentas para suas necessidades e para o tamanho de seus desafios.
Exemplo:
Se hoje seu escritório precisa receber o acompanhamento de publicações de editais de Tribunais apenas de um estado, seu software jurídico deve ter um perfil que te atenda exatamente nesse quesito.
No entanto, de acordo com o crescimento do escritório, logo irá precisar de acompanhamentos em mais estados, para mais advogados… E o seu software conseguirá te atender?
Com a evolução é importante pensar numa ferramenta que tanto possa ser acessada através de um celular ou de um computador.
Assim, torna-se mais fácil fazer uma solicitação de dentro do Fórum, por exemplo, ou de outra localidade, tornando o trabalho muito mais ágil.
Alguns benefícios que você alcançara seguindo nossas dicas de como organizar o escritório de advocacia
- Agilidade em analisar os processos;
- Redução do custo de locomoção ao fórum para consultas de documentação e andamento dos processos;
- Redução de custos do processo, já que haverá redução de tempo em espera;
- Aumento de produtividade dos profissionais de direito;
- Melhora a gestão dos processos.
Organize e padronize informações
Garantir o controle dos processos judiciais passa pela organização de suas informações.
A padronização das informações por meio de um software jurídico é uma boa dica de como organizar o escritório de advocacia.
Com um sistema que lhe ajude na organização do escritório é possível segmentar os grupos de informações segundo suas características em comum.
Essa prática evitará a duplicidade de informações e uma busca intuitiva de qualquer dado.
No entanto saiba que a padronização não deve significar perder a flexibilidade e tornar o escritório altamente burocratizado.
Criar formulários
Crie formulários para determinado grupo de informações que estarão disponíveis no sistema de gerenciamento que você escolheu.
De maneira prática, você pode implementar padronizações seguindo as seguintes normas: pessoas físicas, pessoas jurídicas e dados fundamentais destes clientes que deve ser incluído no sistema.
Outra forma é a padronização de atos praticados pelos advogados, que devem ser incluídos no sistema sempre no mesmo formato. Ainda, a padronização de contratos. Seu tipo, espécie, área do direito.
A organização do escritório com uma boa ferramenta de gestão torna-se muito mais prática e o advogado deve entender que está gerenciando um negócio, não apenas um escritório.
O mundo atual exige rapidez e eficiência e essas atitudes devem ser vistas como prioridade para um escritório.
Leia também:
Sociedade e Justiça: o futuro lhes chama
Planejamento estratégico para advogados: caminho para o sucesso
5 razões para ter softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia
Gostou? Compartilhe conosco a sua experiência, deixe seus comentários e dicas. Envie a sua sugestão. Deixe seu e-mail para ter acesso a conteúdo exclusivo.
