Transformando informações em resultados

Todos os escritórios de advocacia armazenam milhares de informações diariamente em seus arquivos. Analisar esses dados fazem parte de um processo de transformação e estratégia na tomada de decisões.

Muito se fala em BIG DATA, BI, KPIS, métricas e análises de dados, nesse artigo vamos entender um pouco melhor sobre esses assuntos e a  transformação digital no meio jurídico.

Primeiro vamos as definições de alguns desses itens:

BIG DATA: Big Data é o termo que descreve o imenso volume de dados – estruturados e não estruturados – que impactam os negócios no dia a dia.

BI: O termo Business Intelligence (BI), inteligência de negócios, refere-se ao processo de coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte a gestão de negócios.

KPI’s: KPI vem da sigla em inglês para Key Performance Indicator, ou seja, Indicador-chave de Performance. É uma forma de medir se uma ação ou um conjunto de iniciativas estão efetivamente atendendo aos objetivos propostos pela organização.

Hoje no meio jurídico o advogado tem que ser multitarefas, além do conhecimento do direito, um advogado empreendedor precisa estar atento a gestão de seu escritório. É por isso existem alguns processos de gestão ainda pouco utilizados no meio jurídico, porém advogados que já fazem uso dessas ferramentas tendem a alcançar o sucesso em sua carreira.

Na prática como eu transformo meus dados em resultados?

1. Primeiro passo a ser feito é definir quais métricas são essenciais ao meu escritório, nesse exemplo peguei duas métricas para analisarmos o CAC e o LTV

• CAC: Custo de aquisição do cliente
• LTV: Valor do tempo de vida dos clientes

Para calcular o CAC, colocamos tudo que gastamos para adquirir um novo cliente dividido pela quantidade de clientes adquiridos no mês. O investimento que colocamos na fórmula tem que ser o gasto exclusivo para adquirir esse cliente até a assinatura do contrato.

Exemplo: investi R$ 4.000,00 em uma estratégia para captar novos clientes no mês de fevereiro, com essa estratégica captei 5 clientes, ou seja 4000/5 = R$ 800,00

Para calcular o LTV, colocamos o valor que cobramos do cliente.

Exemplo: em uma determinada causa cobramos R$ 2.000,00 de honorários o meu LTV foi de R$2.000,002

2. Saber analisar meus resultados. O que essas informações me dizem?

Seguindo os exemplos anteriores, eu posso afirmar que a minha estratégia foi valida, pois se investimos R$ 800,00 para captar um novo cliente e meu retorno final foi de R$2.000,00, tivemos um saldo de R$ 1.200,00 por aquele cliente.

Cabe ao advogado criar outras variáveis dessas métricas, para saber realmente se foi lucrativo. É bom fazer o confronto do lucro final (R$1.200,00) x trabalho, em trabalho temos de levar em consideração intelecto, experiência, tempo de duração processo e etc.

No exemplo acima estamos trabalhando exclusivamente as métricas de quanto o nosso cliente nos pagou para o serviço X quanto investimos para captar ele.

Vale ressaltar que nesse exemplo foi colocado como se o cliente tivesse arcado com todas as despesas referente ao caso, como custas processuais, locomoção e etc.

Durante o processo, temos que estar atentos a ações de relacionamento com esse cliente, por ela podemos criar uma estratégia de Upsell, que seria uma nova venda para o mesmo cliente, captar mais processos por exemplo, aumentaria ainda mais o meu retorno do investimento. Por isso temos que ter atenção redobrada no relacionamento com nossos clientes, pois eles podem nos dar mais lucro no futuro, sugiro a leitura da matéria acompanhamento processual com estratégia do advogado, saber informar o cliente sobre o andamento de seu processo, pode ser fundamental para a satisfação do mesmo.

3. Transforme informações em resultados

Nesse caso, nós coletamos os dados de uma forma simples, analisamos os mesmos para chegarmos a um insight:

Meu LTV tem sempre que ser maior que meu CAC, caso esteja ocorrendo o inverso, temos que repensar a estratégia.

Ou seja, no exemplo citado meu KPI (indicador de performance) foi positivo!

Após esse exemplo, ficou mais claro a definição de alguns termos e vimos o quão essencial é sabermos analisar nossas informações.

Listei os principais itens para começar uma gestão empreendedora e profissional de um escritório de advocacia:

1. Entender quais são as principais métricas para o meu escritório;
2. A partir dessas métricas definir os meus KPIS, os indicadores de sucesso do meu escritório;
3. Saber de onde colher esses dados. Listamos em um exemplo simples apenas duas métricas para chegar a um indicador de performance, temos inúmeras métricas a serem analisadas.
   • Uma boa fonte de busca de informações é um bom software jurídico, podemos tirar muitos insights por lá, por exemplo: a quantidade de processos ativos, faturamento do escritório e etc.
4. Contar com uma boa equipe para análise desses dados.
5. Números não mentem. A partir de uma análise detalhada, melhore seus pontos fracos e continue investindo no que está dando certo.
6. Seja um advogado empreendedor, não seja acomodado, pesquise sempre outros indicadores de sucesso, outras métricas, para deixar ainda melhor a sua gestão.

“Se não podemos medir algo, não podemos melhorá-lo”

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