Muito se fala sobre a importância de um sistema para escritório de advocacia. Desmistifique e evite erros na hora de implantar seu software jurídico
78% dos advogados acreditam que a tecnologia é a melhor estratégia para melhorar a eficiência organizacional do escritório, aponta pesquisa feita pela ATS Tecnologia.
A pesquisa revela um cenário comum nos dias de hoje: o sucesso na advocacia está diretamente ligado a forma como a tecnologia está presente em sua gestão. E nesse sentido é indispensável contar com um sistema para escritório de advocacia.
Muito se fala sobre a implantação de um sistema escritório de advocacia. Mas o que de fato é verdade e o que não passa de mito?
Neste post vamos te apontar os verdadeiros benefícios que um software jurídico traz para sua carreira e para o sucesso do escritório, além de desmistificar algumas inverdades sobre o tema.
Indispensável na gestão estratégica
Verdade – Quando se adota um sistema para escritório de advocacia a gestão passa ser mais eficiente. Tenha certeza de que um gerenciador de tarefas pode dar ao gestor do escritório uma melhor organização das atividades e dos colaboradores.
Com um sistema para escritório de advocacia é possível fazer o planejamento das atividades e, assim, delegar melhor as funções, facilitar a comunicação com os colaboradores e advogados associados, padronizar o compartilhamento e a armazenagem de documentos.
Sistemas são complicados
Mito – Adotar um sistema que complique ainda mais a rotina do advogado é um receio dos profissionais, em especial dos que estão tão familiarizados com à tecnologia.
É bem verdade que alguns sistemas para escritório de advocacia podem ser complicados de utilizar. No entanto os softwares modernos são desenvolvidos levando em conta o layout e o design amigável, se tornando moderno, usual e intuitivo.
Facilita a relação com clientes
Verdade – Esse está entre os maiores benefícios de um sistema para escritório de advocacia. É um diferencial competitivo para todo advogado, independentemente de sua área de atuação, tempo de profissão ou tamanho do escritório.
Com um bom sistema para seu escritório é possível centralizar todas as informações dos clientes e processos, cadastrar informações relevantes para o relacionamento com os clientes e ter tudo à mão na hora de receber um cliente para uma consulta ou reunião.
Também é uma boa forma de padronizar as formas de relacionamento via telefone e e-mail, guardando todo o histórico. Os dados podem ser usados em ações de marketing e aproximação de clientes.
Perde-se muito no uso
Mito – Na verdade um sistema para escritório de advocacia provoca um efeito contrário. O advogado passa a contar com mais tempo quando conta com um software jurídico.
Além de ter em mente a necessidade de gerir o escritório de advocacia como uma empresa, é preciso pôr a “mão na massa” para que a gestão aconteça de fato.
Planejamento e gestão devem fazer parte da rotina de todo escritório de advocacia, não importando o tamanho. E isso requer tempo.
Sistema para escritório de advocacia é desenvolvido para otimizar o tempo dedicado à gestão. Nele há relatórios gerencias, além de contarem com integração junto aos tribunais, acesso aos andamentos processuais e as publicações judiciais. Assim, é necessário reavaliar a ideia de que utilizar um “software jurídico é perda de tempo”, pois na verdade, é o oposto.
Mais acessibilidade e segurança das informações
Verdade – O pior terror de um escritório de advocacia é perder documentos ou informações importantes sobre seus clientes e processos. Se antigamente tudo ficava armazenado em arquivos de papel, hoje o desafio é manter os dados seguros e sempre à mão.
Um bom sistema para escritório de advocacia conta com armazenamento em nuvem. Ao armazenar e processar as informações em sistemas que estão hospedados na nuvem, o escritório ganha mais segurança, pois não precisa focar totalmente em soluções antifraude ou anti-vírus, já que isso fica por conta do provedor.
Com os dados na nuvem, eles podem ser acessados a qualquer momento e em qualquer lugar via internet. O advogado não precisa ir até o escritório para buscar informações sobre um cliente ou processo no qual esteja trabalhando. Com os sistemas na nuvem, por meio de acesso controlado, ele pode buscar as informações via dispositivos móveis como tablets e smartphones em qualquer horário e local.
Preciso ter servidores e requer manutenção
Mito – Quando desenvolvido exclusivamente para atender a rotina do advogado, o sistema para escritório de advocacia é disponível 100% online, nas nuvens, bastando para acessá-lo ter conexão à internet.
Também não requer manutenção por parte do cliente. Não há custo para instalação, nem necessidade de compra de máquinas, servidores ou espaço em datacenters. Essas tarefas são dos fornecedores.
Nem todo advogado ou escritório precisa de um sistema
Mito – Essa talvez seja o mito dito no universo jurídico: de que eles não “são para o meu escritório”. Porque “são caros demais”, porque “são difíceis de usar”, por isso ou aquilo. Não passa de resistência infundada.
Adapte-se, inove. Novos softwares ou ferramentas atualizadas de acordo com a necessidade do mercado tendem a tornar a relação custo x benefício mais vantajosa e atrativa.
Saiba que um sistema para escritório de advocacia se adapta, se inova e é personalizado para a sua demanda. O Ganho é seu, pois o resultado é agilidade e eficiência para os escritórios, facilitando a forma como você conduz seu trabalho e gestão.
Elimine os mitos sobre softwares jurídicos e absorva o máximo que um sistema para escritório de advocacia pode lhe garantir.
Tenha a certeza de que com um bom sistema gerenciador de atividades, o escritório ganha transparência em sua operação e melhora o trabalho em equipe. O gestor consegue visualizar melhor o que está acontecendo, como está o andamento das atividades, e, assim, melhorar a avaliação da equipe e mediar problemas e conflitos para o bom andamento da operação.
Dentro de sua rotina há atividades como análise de processos, estudo de teses, reuniões, atendimento aos clientes, trocas de e-mails, telefonemas, audiências e muito mais.
Essas inúmeras atividades que formam uma rotina profissional do advogado precisam ser bem gerida para que seu escritório se mantenha competitivo.
Não tenha dúvidas, a melhor forma de tornar sua advocacia mais eficiente e de poder transformar suas informações em resultados é contar com o que há de melhor em tecnologia.
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