Quando se fala em gestão do escritório de advogado a primeira preocupação que surge é sobre o melhor aproveitamento do tempo de trabalho
A receita para esse melhor aproveitamento é fazer com que o fluxo de trabalho melhore sem perder qualidade em nenhuma das etapas do processo da gestão de escritório do advogado.
Nesse sentido, muito se fala sobre workflow, mas sem muito saber sobre ele e nem como ele pode ajudar na gestão do escritório de advogado.
Pois bem, o workflow é um sistema usado para minimizar as problemáticas da coordenação do trabalho conjunto.
O raciocínio é mais simples do que parece. Ele funciona assim: uma vez que todas as atividades da empresa são sistematicamente planejadas e controladas, e a comunicação entre departamentos se torna mais eficiente, consequentemente o fluxo de trabalho da empresa será continuamente otimizado.
Desta forma o wokflow elimina os gargalos em todo o processo, o que inevitavelmente gera uma redução de custos para o escritório, e ganha-se muito em eficiência, o que exponencialmente aumenta a produtividade.
Na prática
As etapas do trabalho realizadas no escritório permitem a integração e interatividade de várias pessoas no acesso de determinados arquivos, documentos ou processos.
Essa organização facilita o trabalho de vários advogados em um mesmo caso ou nos estudos de determinados processos.
Um exemplo do workflow: o funcionário 1 deve ficar responsável pelo procedimento A, enquanto o funcionário 2 deve realizar o procedimento B e o funcionário 3 deve ficar responsável pelo procedimento C.
Os funcionários 1, 2 e 3 seguem ordens do funcionário 4, que obedece ao funcionário 5, enquanto este é supervisionado pelos funcionários 6 e 7. Cada funcionário dentro do diagrama tem uma função pré-definida, nem que a função seja a mais simples possível. Cada um, apenas com uma função.
Adotando o workflow na gestão do escritório de advogado, a administração as etapas do trabalho terão um maior controle dos processos no sistema jurídico.
Tipos de workflow
Ad hoc WorkFlow: no qual as regras de procedimentos podem ser modificadas ou criadas durante a operação do processo.
Workflow de Produção (Production Workflow): no qual a maioria das regras de procedimentos está definida.
Workflow Administrativo: é o meio-termo entre o workflow “Ad hoc” e o de “produção”. Envolve atividades fracamente estruturadas, repetitivas, previsíveis e com regras simples de coordenação de tarefa.
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