O que você precisa para evoluir na gestão do seu escritório?

evoluir na gestão do seu escritório

O escritório que não está em constante evolução está perdendo espaço. Escolher e usar bem a tecnologia são ações essenciais para exercer a advocacia de forma eficiente e crescente.

Se você não analisou as necessidades do seu escritório em relação à sua tecnologia atual, especialmente software para advocacia voltado para gestão e operações, em muito pouco tempo suas atividades – e lucros – estarão sofrendo.

Os fatores tecnológicos do software para advocacia:
  • A tecnologia pode ser o caminho atingir o sucesso e o lucro.
  • Profissional para qualquer lugar a qualquer momento
  • Se organizar melhor;
  • Aprimorar o seu atendimento;
  • Otimizar sua gestão;
  • Reduzir os custos do seu escritório.

Use a tecnologia a seu favor

Um advogado que busca sucesso, precisa gerenciar seu dia a dia com eficiência, para garantir sua produtividade e consequente satisfação com seus clientes. Hoje a tecnologia vem auxiliando boa parte de advogados e escritórios a tornarem seu cotidiano mais prático e ágil.

Através do gerenciamento de agendas, documentos, clientes e até do financeiro do escritório, um software de gestão permite uma melhor organização da rotina além de ser uma ferramenta capaz de fornecer eficiência para quem presta serviços jurídicos.

Como muitos advogados costumam cobrar por horas, comprovar eficiência ao cliente é fundamental para estabelecer uma boa relação e assim conquistar mais clientes. Contar com uma ferramenta como um software é quase imprescindível.

Estamos vendo muitas novidades interessantes nos últimos anos, com mais escritórios de advocacia adotando novas tecnologias para melhorar a eficiência. Algumas dessas novas tecnologias são realmente interessantes.

Saiba que muitas das tecnologias mais avançadas de processos jurídicos não são as soluções ideais para todos os escritórios. É preciso analisar o tamanho de sua demanda, o segmento, os objetivos e mensurar os resultados esperados.

O certo é que a gestão de seu escritório sempre deverá contar a tecnologia.

Em menor ou maior grau as bancas devem se adaptar e modernizar para permanecer no mercado ou, no mínimo, aumentar a produtividade, eficiência e lucratividade.

Advocacia independentemente de onde estiver

A computação em nuvem já existe há mais de uma década. Mas inicialmente os escritórios de advocacia demoraram a adotar softwares jurídicos em nuvem, apesar de oferecerem uma série de benefícios, incluindo:

  • Acesso 24 horas por dia e sete dias por semana aos dados dos documentos;
  • Conveniência de inserir o tempo faturável de qualquer local usando dispositivos móveis;
  • Segurança na maneira de se comunicar e colaborar com clientes e sócios em um ambiente seguro;
  • Gerenciar facilmente compromissos e tarefas do calendário de qualquer dispositivo habilitado para internet.

O relatório da American Bar Association em 2017 Legal Technology Survey aponta que os muitos benefícios da computação em nuvem finalmente convenceram a maioria dos advogados a fazer a mudança para a computação baseada na web.

A última pesquisa mostra que depois de permanecer estagnada em 30% de 2013 à 2015 e, em seguida, aumentando para 38% em 2016, houve um aumento acentuado no número de advogados que usaram softwares jurídicos em nuvem em 2017.

Essa porcentagem saltou para um enorme crescimento de 52% !

Esse tipo de facilidade funcionada da seguinte maneira: seria como uma espécie de computador virtual que utiliza a capacidade de armazenamento e memória de servidores interligados por meio da internet.

Para garantir a segurança dos seus arquivos, a maioria das empresas que oferecem esses serviços guardam os seus dados em duplicidade, isto é: os arquivos são salvos mais de uma vez e, muitas vezes, em servidores diferentes.

Assim, se um deles não estiver funcionando, ele automaticamente achará o arquivo para você no outro servidor, sem que você nem note isso.

Outro truque dessas empresas é “quebrar” os arquivos em pedaços menores e guardar uma parte em cada lugar, evitando que alguém não autorizado consiga acessá-los indevidamente e, além de tudo isso, os dados podem ser criptografados.

Quando você se conecta ao seu software jurídico é possível executar todas as tarefas rotineiras do seu escritório de advocacia, mesmo não estando nele.

Tudo pode ser feito por meio do smartphone ou tablet. Isso te garante a mobilidade.

Organize-se e padronize as informações

Independentemente do tamanho do seu escritório, você há um processo diário de lidar com informações, entre documentos de processos, dos clientes, provas, cálculos contábeis, fichas financeiras, comprovantes de pagamento, e-mails importantes, trechos de leis, entre outros.

Quem ainda lida com esse volume de informações por meio de pastas impressas, guardadas em pastas dentro de armários enfrenta dificuldades para evoluir a atuação do escritório.

Pense em como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) vai te ajudar a ter vantagem competitiva.

Saiba que apenas ter pastas eletrônicas em um computador não é a solução, e sim uma nova forma de acumular bagunças. O GED deve levar em consideração algumas regras e processos tecnológicos que permite capturar, administrar, armazenar, preservar e entregar documentos e informações relacionados.

A forma com que as informações dos clientes e dos processos são cadastradas devem manter algumas padronizações.

Em outros termos, você deve segmentar os grupos de informações segundo suas características em comum. Isto evitará a duplicidade de informações e uma busca intuitiva de qualquer dado. Mas lembre-se, a padronização não deve significar perder a flexibilidade e tornar o escritório altamente burocratizado.

Uma boa dica é criar formulários para determinado grupo de informações que estarão disponíveis no sistema de gerenciamento que você escolheu.

De maneira prática, você pode implementar padronizações seguindo as seguintes normas: pessoas físicas, pessoas jurídicas e dados fundamentais destes clientes que deve ser incluído no sistema.

Outra forma é a padronização de atos praticados pelos advogados, que devem ser incluídos no sistema sempre no mesmo formato. Ainda, a padronização de contratos. Seu tipo, espécie, área do direito.

Quando você padroniza a informação ela será de fácil acesso e consulta. Também permitirá analisar processos e melhorá-los. Essa é uma ótima dica para manter o controle de processos judiciais.

Garanta a integração no escritório

Escritórios de advocacia eficientes devem manter recursos de comunicação integrados por meio de mecanismos de alto desempenho.

Em muitos casos, a integração entre os membros da equipe é decisiva para obter sucesso nas estratégias jurídicas dos processos, uma vez que dados e registros conflitantes dificultam a execução de abordagens em depoimentos e audiências.

O ideal é que a utilização do seu software contenha soluções tecnológicas que sejam vistas como investimento estratégico. Isso porque ferramentas de que permitam compartilhar informações e tarefas, além da troca de informações entre os profissionais envolvidos nos casos seja feita com mais rapidez e precisão.

Um sistema que te forneça além dessa facilidade em comunicar e compartilhar informações com sua equipe, também garanta maior privacidade e controle. Isso pode ser feito por meio do controle de logins que o gestor do escritório define.

Exemplo: um estagiário terá permissões dentro do sistema compatível com o sua função. O mesmo pode se aplicar para um advogado sênior. Esse benefício se torna evidente quando se quer, por exemplo, que um advogado realize apenas parte da tarefa, e depois, o arquivo se mantenha sigiloso e restrito a um outro sócio.

Gestão do negócio com dados precisos

Durante o processo de atendimento a clientes, muitas informações são obtidas. E como um bom advogado, você sabe que elas serão muito úteis durante os processos judiciais, visto que o escritório de advocacia pode usar os dados para elaborar as suas estratégias jurídicas.

Mas, para além dos serviços prestados pelo escritório, coletar dados precisos é um diferencial que atingirá todo o negócio positivamente, inclusive as tarefas de gestão, é claro.

Pense que o software de gestão do escritório escolhido por você precisa executar esse tipo de tarefa. Essa solução também ajuda a emitir relatórios de diversos assuntos que são muito úteis para tomadas de decisão de médio e longo prazo.

Simplicidade e otimização sua gestão

O principal benefício da utilização de um software de gestão é a simplicidade e precisão que ele proporciona às operações diárias do escritório.

Um escritório que conta com os processos tradicionais de gestão acaba perdendo muito tempo com o gerenciamento das novas informações que aparecem a todo momento: com o surgimento de qualquer novidade, é preciso interromper as atividades para buscar o arquivo do cliente, fazer as alterações manualmente, informar o resto dos membros da equipe sobre as alterações, dentre outras coisas.

Usando um software de gestão, todo esse processo se torna muito mais simples. A atualização de dados é feita no computador e eles são armazenados em um programa único, em que podem ser inseridas não só informações sobre o andamento de processos, mas também cópias de manifestações e decisões; agenda com prazos processuais e alertas personalizados; gerenciamento de intimações etc. Todos os dados importantes são atualizados quase que imediatamente e mantidos em único local.

Além de simplificar os processos do dia a dia, o software de gestão também permite que os administradores tomem decisões melhores.

Isso porque a centralização de todos os dados do escritório em uma plataforma única reduz a chance de inconsistências nessas informações, além de permitir que o gestor os analise conjuntamente, tornando mais simples a tarefa de fazer projeções e elaborar estratégias de atuação mais adequadas.

Além disso, a atualização de informações em tempo real permite que as estratégias sejam reformuladas imediatamente caso as projeções não correspondam à realidade — o que pode ser crucial para evitar um desastre nos negócios.

Invista no que trás retorno

Toda gestão eficiente tem também como objetivo a redução de custos de sua produção sem perder a qualidade e a produtividade.

Pois bem, contar com um software jurídico proporciona economia. Utilizando as ferramentas de software jurídico, o esforço e o gasto de material são consideravelmente menores, já que tudo é realizado dentro do próprio programa.

Observe que software jurídicos modernos são desenvolvidos para que o recebimento de informações faça parte de um processo ágil e sem falhas, incompatibilidade de dados e até mesmo fraudes.

Esses são os principais motivos pelos quais um programa jurídico é um aliado de peso para gestão do seu escritório.

A adoção de um programa jurídico representa uma vantagem competitiva. Otimize os processos e alcance seus objetivos na carreira jurídica.

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