Para muitos advogados o pensamento de tirar férias pode parecer assustador. Planejar uma folga quando você tem uma carga de trabalho exigente pode parecer contraprodutivo, especialmente se você se ver enterrado em uma carga de trabalho ainda maior quando voltar.
No entanto, a profissão jurídica é exigente e para evitar o desgaste é importante fazer uma pausa de tempos em tempos. Com a preparação certa, é possível tirar férias bem merecidas – e realmente aproveitar.
Aqui está uma lista para checar antes de sair de férias. Use-a e você se sentirá melhor ao saber que tudo está organizado enquanto estiver fora e que está preparado para quando voltar.
Escolha o momento certo para as suas férias
A maior parte do estresse induzido por férias pode ser evitada com tempo adequado.
Considere: para um litigante, o recesso jurídico pode ser um bom momento para férias. Para um advogado tributarista, a temporada de impostos seria um mau momento para férias.
Além das considerações sazonais, há o fluxo de sua própria carga de trabalho – se você está antecipando uma carga de trabalho, planeje seu tempo com antecedência suficiente para que não entre em conflito com qualquer cliente ou obrigações judiciais.
A sugestão é que planeje as férias com cerca de seis meses de antecedência.
Finalmente, não se esqueça de participar de qualquer conferência que você queira assistir. Planeje suas férias em torno dessas datas ou, melhor ainda, procure oportunidades para aproveitar suas férias em uma viagem de conferência.
Depois de considerar suas opções, escolha uma data, coloque suas férias no calendário e comece a se preparar para tirar a tão merecida folga.
Notifique os clientes, colegas e funcionários
Comece dizendo aos seus clientes que você estará ausente e especificando à quem devem direcionar as dúvidas durante sua ausência.
Naturalmente, você também precisará informar a sua equipe, parceiros do escritório e qualquer pessoa com quem trabalhe contigo de que estará de férias.
Dê instruções claras para:
- Trabalho que precisa ser concluído na sua ausência;
- Informações de contato para o advogado que fornece cobertura em sua ausência (se aplicável);
- Como entrar em contato com você em férias e quando é (e não é) apropriado fazê-lo.
Planeje os processos em andamento durante suas férias
Você pode estar tirando férias, mas ainda tem obrigações éticas com seus clientes. Isso pode incluir gerenciar seu número de casos para permitir férias. Em outras palavras, evite casos que você sabe que sofrerão com sua ausência planejada.
Além disso, vale à pena considerar o que acontecerá imediatamente antes e depois do retorno: se possível, reserve algum tempo para o trabalho e amarre as pontas soltas antes de sair. Isso inclui o término de tarefas pendentes e o fornecimento de informações a outras pessoas para que elas possam concluir o trabalho para você.
Quanto mais organizado for o seu número de casos, mais você será capaz de aproveitar suas férias.
Para o seu retorno, evite definir prazos para os primeiros dois ou três dias em que você está de volta ao escritório. Você provavelmente vai querer recuperar o atraso e rever o que você perdeu durante este tempo, não vai dar certo sair correndo para cumprir um prazo imediatamente depois de voltar de folga.
Providencie alguém para te cobrir
Se você trabalha em um escritório de porte médio ou maior, converse com colegas sobre seus casos atuais e verifique se seus clientes estão assistidos na sua ausência.
O ideal é que você conclua seu trabalho antes de sair, mas se isso não for possível – ou se algo inesperado aparecer antes de você sair pela porta – você tem a responsabilidade de garantir que seus clientes recebam os cuidados.
Se você é um advogado individual, ou se você trabalha em um pequeno escritório e seus colegas têm seu próprio volume de trabalho, obter uma cobertura de curto prazo pode ser um pouco mais complicado.
Ter alguém cuidando de seus casos também oferece uma grande paz de espírito – sabendo que você tem cobertura e que seus clientes estão bem cuidados, você pode relaxar em suas férias.
Automatize o quanto você puder
São inúmeras as tarefas do escritório. Não se pode perder tempo ou dinheiro fazendo o acompanhamento de publicações em Diários da Justiça e Diários Oficiais de forma manual.
É aí que se evidência uma das principais importâncias do software jurídico. Com um sistema desenvolvido para a rotina do escritório o advogado passa a acompanhar, em tempo real, suas as publicações e intimações – de maneira automatizada.
Com essa ferramenta cada publicação passa a ficar disponível para ser consultada a hora que quiser dentro da respectiva pasta, com filtros personalizados da melhor forma possível para o controle do advogado, permitindo a emissão de relatórios dos recortes judiciais.
Esse é apenas um exemplo de como você precisa programar o seu software jurídico, para que tarefas sejam automatizadas e assim você, primeiramente ganhe tempo antes das férias para poder cuidar de assuntos prioritários e se adiantar para férias.
Em um segundo momento – e mais importante para o assunto que estamos tratando – a automação vai te ajudar quando você estiver fora do escritório, curtindo seus dias de folga.
Um sistema que automatiza suas tarefas, lhe precisa dar toda confiança necessária para que possa exercer sua profissão sem riscos, mesmo não estando no escritório.
Redobre a atenção com seu calendário
Antes de sair pela porta, dê uma última olhada no seu calendário para ter certeza de que nada foi marcado na sua ausência. Se você vir algo aparecer, desmarque o compromisso ou peça a alguém para participar da reunião ou concluir o trabalho necessário em seu lugar.
Prepare sua caixa de entrada para o seu retorno
Quer evitar uma avalanche de e-mail quando voltar de férias? Configure um sistema de filtragem e arquivamento de e-mail antes de sair. Isso garante que você não retorne a uma caixa de entrada de difícil controle que leva várias horas para percorrer.
Considere marcar e-mails de certas pessoas, como clientes-chave ou co-advogados, para que eles se destaquem quando você retornar. Além disso, considere marcar boletins informativos para os quais você se inscreveu para que eles sejam arquivados automaticamente em uma pasta separada, deixando sua caixa de entrada menos confusa e reduzindo a probabilidade de você perder as mensagens principais.
Finalmente, se você tiver tempo, realize uma auditoria rápida e cancele a inscrição de spam ou boletins informativos desnecessários. Este é apenas mais um passo que pode ajudar a garantir uma caixa de entrada mais limpa no seu retorno.
Envie faturas pendentes
Atrasos no faturamento garantirão atrasos na obtenção de pagamento, afetando seu fluxo de caixa geral. Certifique-se de faturar quaisquer faturas pendentes antes de sair do escritório, e de que você tenha um plano para acompanhar e cobrar o pagamento.
Defina uma resposta efetiva de ausência temporária
Pode parecer óbvio, mas uma mensagem de ausência do mandato corretamente redigida pode poupar-lhe uma série de tensões, de pedidos de questões urgentes. Isso também pode ajudar a manter a fé de seu cliente em sua capacidade de lidar com o caso, consolidando sua reputação como um advogado confiável.
Crie uma mensagem que seja relevante, informativa e educada, mas também a expresse de uma forma que deixe claro que você está disponível apenas para responder a emergências graves.
Você está de férias, então faça uma checagem antes de responder a esse e-mail ‘urgente’ – isso realmente exige uma interrupção do seu tempo livre? Dependendo do cliente e da sua área de atuação, a resposta pode ser sim, mas certifique-se de ter explorado opções alternativas antes de começar a recarregar.
Sempre inclua um contato alternativo para assuntos urgentes.
Aproveite suas férias…
Tirar férias vai aumentar suas chances de sucesso a longo prazo. Ao garantir que você está atualizado e pronto para fazer o seu melhor trabalho, você está fazendo certo por seus clientes e por si mesmo.
Siga os passos certos antes de partir para que você possa tirar um tempo de seu escritório, sem preocupações:
- Diga às pessoas certas. Diga a seus clientes, funcionários e qualquer pessoa com quem você trabalha sobre seus planos de tirar férias com antecedência.
- Prepare-se para antes e depois. Limpe seu calendário enquanto estiver fora e reserve um tempo para amarrar as pontas soltas antes de ir e voltar ao caminho certo quando voltar.
- Divirta-se.
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