Desde os primórdios da Revolução Industrial, no século XIX, até a atualidade, buscamos a racionalização dos trabalhos nas indústrias.
No fim daquele século, Taylor nos apresentou a “Administração Científica do Trabalho”, sendo o que veio a se tornar sinônimo de “robotização” do homem.
Assim, até o final desse último século, nos idos dos anos de 1970, foram criadas, e colocadas em prática, várias metodologias e técnicas, visando eliminar as perdas de tempo, prejuízos invisíveis, movimentos desnecessários, esperas, retrabalhos, etc., dentro das indústrias, ou seja, eliminar tudo o que nada adiciona de valor ao produto.
Com o surgimento da Ciência dos Tempos e Métodos, em 1932, Stewart introduziu o Controle Estatístico de Qualidade, que possibilitou inúmeras aplicações nos processos, além de ser a base para o sucesso das técnicas do tão conhecido “Gerenciamento da Qualidade Total”.
Já na década de 1950, nasceu a Engenharia Industrial e, em 1970, o Just-in-Time, em que a Toyota adotou a definição de “eliminação de tudo que não agregava valor ao produto”. E então, em 1990, iniciou o movimento de organização através da aplicação do Mapeamento de Processos, uma outra forma que nada mais é do que a eliminação de tudo o que não agrega valor ao produto/serviço.
A introdução que realizamos acima sobre como e porque surgiu o Mapeamento de Processos vem para reforçar e embasar a teoria de que “o que não serve deve ser eliminado”.
E, se a indústria tanto se esmera neste objetivo, os Escritórios de Advocacia, que hoje estão se transformando em grandes empresas, podem e devem utilizar todos estes recursos de melhorias internas.
A gestão de um Escritório de Advocacia, vai muito além da Administração e do Financeiro. Esta Gestão engloba a excelência de todo um trabalho de:
- Marketing
- Atendimento ao Prospect
- Tarefas que cercam todo o controle processual que vão desde o cadastro do Prospect/Cliente
- Controle de publicações
- Emissão e conferência de pauta de prazos
- Emissão e conferência de pauta de audiências e julgamentos
- Diligências dentro e fora de sua jurisdição
- Solicitação de documentos ao Cliente
- Prazos a serem protocolados
- Relatórios, etc.
- Enfim uma sequência de tarefas que exigem dos gestores uma logística corretamente orquestrada para a realização perfeita das necessidades, vindo assim, a contribuir para a excelência da produção jurídica e consequentemente a satisfação do Cliente.
Ao se contratar uma Consultoria especializada para implantar o Mapeamento e Redesenho de Processos internos nos escritórios, os gestores do Escritório passarão a visualizar de maneira clara e objetiva os fluxos internos, denominados processos, bem como os seus realizadores, como por exemplo:
- Telefonia
- Administração de chegadas de publicações
- Elaboração de prazos
- Diligências, entre outros
- Quem são os responsáveis pela tarefa
- Como a tarefa deve ser realizada
- Quais as regras que compõem uma perfeita realização
- Quais os prazos para essa realização.
Medir os erros e retrabalhos com diagnósticos precisos sobre a falta de equipamento, treinamento e ou, ainda, se o colaborador está apto para aquela atividade e se está de acordo, com seu perfil, a responsabilidade pela realização da mesma.
Concatenar cada passo das atividades de apoio à produção jurídica exige, portanto, um conhecimento e desenvoltura próprios de uma ciência, com a aplicação do Mapeamento de Processos.
A automação de processos de negócio é uma prática extremamente eficaz
Quando se automatizam processos, rapidamente é possível obter-se um controle mais rígido e adaptado às necessidades do Escritório. A modelagem de processos que consiste em utilizar uma série de ícones-padrões para o desenho destes, facilita o entendimento, vindo a ser uma etapa importante, pois é nela que os processos são descobertos e desenhados. Após este desenho são realizadas as melhorias, o que é denominado de ‘redesenho”, e que visam a sua otimização, essenciais para alcançar os resultados positivos mais rapidamente.
Com o “redesenho” são redefinidos os novos fluxos padronizados que proporcionarão a certeza de um melhor serviço prestado aos Clientes e, possivelmente, com menores custos na gestão. A automatização leva ainda à customização, de acordo com as características e a história dos donos do negócio.
Finalizamos este artigo, convidando-os a uma reflexão pautada na fala de grandes impulsionadores da gestão moderna:
“O primeiro passo para ganhar controle sobre uma organização é conhecer e entender os processos básicos (Deming, 1982; Juran, 1988; Taylor, 1911)”.
Flávia Angelini é consultora em Gestão e Controladoria Jurídica/ CEO da Resultato
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