Como o proprietário de um escritório de advocacia pequeno ou médio, seu foco principal – depois de ganhar competência como advogado – é entender e aplicar todos os dias os princípios-chave da gestão do escritório de advocacia.
Existem 10 áreas principais de foco para todos os proprietários bem sucedidos de escritórios de advocacia.
Marketing
O objetivo do marketing jurídico é gerar autoridade ao escritório. Importante: o código de ética e disciplina da OAB proíbe a propaganda para captar clientes, mas isso não impede que os advogados façam marketing para conquistar os clientes.
É muito provável que neste momento muitas pessoas estejam buscando informações para resolver seus problemas jurídicos. Isso quer dizer que se o seu escritório de advocacia tiver um bom posicionamento online há boas chances de ser encontrado por potenciais clientes.
Independentemente do tamanho da banca, o Marketing Jurídico pode ser um aliado na gestão do escritório se for feito estrategicamente. Afinal, além de contribuir para a prospecção de forma ética, a iniciativa ajuda no fortalecimento da marca.
Equipe
Quando você se tornar bem sucedido em marketing, eventualmente você também precisará de mais funcionários para fazer o trabalho.
Você não pode contratar apenas um funcionário. Sua equipe deve contar com o pessoal certo para o seu negócio.
- Que tipo de cultura você quer que seu escritório tenha?
- Quem melhor se ajustará a essa cultura?
- Quais qualidades e características que você precisa que os membros de sua equipe tenham?
Você tem um número limitado de posições para preencher em seu escritório e você só pode se dar ao luxo de manter os melhores em todas as posições. Se você encontrar uma função preenchida com alguém que não seja bom o suficiente, reestruture. Você define o padrão. Você eleva o nível. Excelência é a única atitude que você deve permitir.
Excelência
Não deve ser uma surpresa que melhorar a satisfação do cliente ajudará seu escritório de advocacia a crescer. Afinal, quanto mais clientes satisfeitos você tem, opiniões mais positivas e referências você receberá. Tudo isso irá influenciar o seu sucesso a longo prazo.
Então lá vai a dica: em qualquer atendimento, o cliente precisa sentir que é uma pessoa especial, que está sendo respeitado e valorizado. Esse atendimento ao cliente é feito desde as menores atitudes e, portanto, sempre que surgir um novo cliente, ele deve ser respeitado como uma pessoa que precisa ter seus problemas resolvidos.
Desde a recepção, é preciso demonstrar interesse pelo cliente, ouvir atentamente o que ele tem a dizer, tratá-lo pelo nome, fazer com que se sinta confortável, deixá-lo tranquilo e com capacidade de se expressar.
Se você incluir como prioridade na gestão do escritório de advocacia o atendimento de excelência, certamente terá melhores condições de mostrar a capacidade e a habilidade do advogado que o comanda.
Sistemas
Procedimentos e sistemas permitem que a gestão de seu escritório esteja sempre um nível acima de seus concorrentes. Antes de poder desenvolver qualquer tipo de negócio, você precisa implementar processos padronizados e eficientes.
Se você não fizer isso, você não poderá continuar oferecendo a mesma qualidade de serviço em uma escala maior e sua lucratividade vai se reduzir devido a recursos desperdiçados que impedem o seu crescimento.
Como advogado, é impossível aumentar a sua prática a menos que você tenha a tempo para assumir mais clientes.
Você pode aumentar o seu tempo contratando mais funcionários, ou trabalhando mais. Entretanto, os softwares jurídicos estão aqui para ajudar na sua gestão do escritório.
Um sistema para advogados fornece a estrutura necessária para implementar processos padronizados que vão ajudar o seu crescimento pessoal, te permitir trabalhar de forma eficiente e manter-se organizado.
Os softwares jurídicos na gestão do escritório de advocacia também fornecem ferramentas para automatizar processos comuns que de outra forma consumiriam horas do seu dia.
Ao manter todos os seus dados bem organizados e simplificando suas operações para que você possa trabalhar de forma mais inteligente, você pode abrir mais horas no dia para gastar no desenvolvimento de negócios e outras atividades relacionadas ao crescimento.
Padronize
É parte da gestão do escritório de advocacia ter organização. Isso contribui para alcançar a produtividade desejada exercendo a advocacia.
Isso está diretamente ligado com o uso de um software de gestão jurídica. Quando você padroniza informações torna fácil o acesso e as consultas. Também te permite analisar processos e melhorá-los. Essa é uma ótima dica para ter melhoras na gestão do escritório, além de causar ótimas impressões em seus clientes.
Espaço
Depois que você começar a contratar a sua equipe, porque você tem mais clientes para servir, eventualmente você precisará de mais espaço para abrigá-los.
Muitos advogados são surpreendidos ao alugar um espaço muito maior ou melhor do que podem pagar na tentativa de dar a impressão de serem mais bem-sucedidos do que são.
O prazer que você pode ganhar de um escritório chique não é nada comparado com a preocupação de fazer grandes pagamentos todos os meses. Não se preocupe com muitas obrigações financeiras e tenha cuidado ao assinar acordos de longo prazo, especialmente quando você está apenas começando.
Financeiro
Para gerenciar um negócio em crescimento, você precisa saber como administrar seu dinheiro. Você precisa conhecer os fundamentos financeiros para escritórios de advocacia, desde A acompanhar os lucros e perdas até analisar seu fluxo de caixa. Ser gestor significa que outras pessoas dependem de você para administrar o dinheiro com sabedoria.
Controle
A gestão do escritório de advocacia é uma forma de buscar o destaque no meio jurídico. Essa é uma tarefa incessante e presente na rotina de todas as bancas. Com elevado controle de qualidade o escritório amplia o renome e destaca-se no mercado.
Dentro desse controle de qualidade é preciso que a banca esteja sempre atenta a alguns requisitos essenciais para um serviço com padrão máximo de qualidade.
- Boa organização;
- Objetivos e metas conscientes;
- Atuação estratégica;
- Ótimo relacionamento com os clientes;
- Intenso feed back;
- Boa comunicação;
- Compartilhamento e uso do conhecimento adquirido;
- Uso da tecnologia.
Ao prestar um serviço de excelência que corresponda às expectativas de seus clientes mais exigentes, a gestão do escritório de advocacia acaba por estabelecer um marco de distinção no mercado.
Estratégia
Embora seja necessária uma ótima estratégia, a maioria dos advogados gasta muito tempo desenvolvendo uma estratégia e muito pouco tempo para implementar. Uma gestão de escritório de advocacia mais estratégica é intimamente ligada a modernização das principais rotinas administrativas e operacionais da banca, por meio da adoção de iniciativas inovadoras.
A informatização dos escritórios de advocacia é primordial para tornar a rotina do profissional mais eficaz e produtiva, influenciando positivamente na prestação do serviço jurídico de forma estratégica e com qualidade diferenciada.
Comportamento
Você precisa estar bem preparado para os desafios da gestão do escritório de advocacia. Isso significa estudar, ler bons autores, conhecer modelos de sucesso, ter aulas ou seminários, se isso se adequar melhor ao seu estilo de aprendizagem.
Pense constantemente em se juntar a um grupo seleto de advogados bem sucedidos. Empurre-se fora da sua zona de conforto. Você nunca vai construir um escritório de advocacia de sucesso ficando dentro da sua zona de conforto.
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