Muito se tem ouvido falar sobre compliance, dando a entender que se trata de um assunto novo, principalmente depois da promulgação da Lei Anticorrupção, mas a realidade é que ele já existe há muito tempo e só tomou grande proporção no Brasil após os escândalos de corrupção política vivenciados nos últimos anos.
É importante esclarecer que o compliance não se restringe à Lei Anticorrupção.
Esse termo vem da expressão em inglês “to comply with”, que significa “cumprir com algo”, de modo que todo programa criado para perseguir o cumprimento a determinada norma é um compliance, seja ela administrativa, corporativa, publica, regulatória, entre outros, tendo como objetivo criar mecanismos capazes de evitar a pratica de atos ilícitos, preservando a reputação de uma Companhia.
Mas qual é a real intenção de uma companhia para a implantação de um programa de compliance?
As empresas são formadas por pessoas e nem todas são tão integras como esperamos. Com o programa, uma companhia pode atenuar penalidades legais em virtude de ato praticado por qualquer de seus funcionários, por provar que divulgava amplamente e promovia entre eles a cultura de cumprimento às normas legais, fazendo com que a conduta imprópria do colaborador possa ser considerada como um ato isolado e incapaz de comprometer toda a Companhia, preservando sua reputação e seu caixa.
Através do programa, as Companhias podem difundir na mentalidade dos seus funcionários, da alta cúpula até quem exerce o serviço mais simples, a necessidade de cumprimento à determinadas normas, estipulando punições caso as regras não sejam obedecida. Para isso, é necessário a implantação de um programa robusto, que necessita acompanhamento constante para que seja efetivo.
A primeira e mais importante etapa é que o presidente e a direção da Companhia estejam alinhados com o compliance. Eles são uma espécie de espelho para os outros funcionários e se não derem o exemplo, o programa será um fracasso. Eles precisam apoiar, cumprir, acompanhar o andamento do programa e, inclusive, receber punições caso descumpram alguma regra.
O trabalho de elaboração começa com uma análise de riscos para identificar quais são os problemas enfrentados por aquela empresa, pontuando tudo que possa a colocar em risco, em ordem de prioridade por impacto e probabilidade de ocorrência. A partir daí são criadas as políticas e procedimentos da Companhia. Essa análise é imprescindível para iniciar os trabalhos, mas deve ser feita de forma periódica, de forma a verificar se situação mudou ou se existem novos riscos a serem tratados.
Em seguida, é fundamental a confecção de um código de conduta em linguagem acessível, com mensagem de apoio do presidente da empresa. Nele devem estar contidas as políticas e a previsão das penalidades, demonstrando os direitos e deveres de todos os colaboradores e até de terceiros contratados, trazendo exemplos de situações que podem acontecer no dia a dia e a resposta de qual é o comportamento esperado dos colaboradores. Além disso, o código deve conter a informação de qual é o canal de denuncia utilizado pela Companhia, para caso de descumprimento das regras.
Para que todo esse trabalho seja efetivo, é preciso treinar todos os colaboradores, seja online ou presencialmente, de forma que a participação de cada um seja monitorada e documentada. O ideal é que haja um treinamento periódico, já que as situações de risco também podem mudar. Além disso, a empresa deve-se valer de comunicação constante para reforçar aos colaboradores a importância de cumprir as regras e estabelecer mecanismos de controles internos para mitigar, controlar ou diminuir tudo que foi apontado na fase de análise de riscos.
Os parceiros comerciais da Companhia também devem ser auditados para que que a situação ética, financeira e societária seja apurada, de modo a evitar qualquer tipo de responsabilidade por ato de terceiro. Os parceiros não precisam ser auditados com a mesma rigorosidade; a due diligence de cada um vai ser aprofundada de acordo com o risco que aquela parceria pode trazer para a empresa.
Um dos pontos mais importantes para a sua efetividade é a criação de um canal de comunicação para report anônimo de condutas improprias. Os colaboradores devem confiar nesses canais, de modo que não haja retaliação após uma denúncia, possibilitando também que o denunciante acompanhe o andamento das investigações, dando transparência ao programa.
Uma vez estabelecido o programa de compliance de uma companhia, deve haver um monitoramento/auditoria habitual, para que se verifique se tudo está se delineando conforme planejado, se algum risco mudou ou surgiu e se algo precisa ser alterado. O monitoramento pode ser feito pela própria empresa, já a auditoria depende de um agente independente (interno ou externo).
Elaborar e executar um programa de compliance exige capacitação profissional e vasto conhecimento da atividade do cliente para que o trabalho seja bem feito.
O termo “compliance” pode parecer bem complexo em um primeiro contato, mas nada mais é do que a implementação de um programa de transparência e cumprimento a normas legais, trazendo inúmeros benefícios para quem o aplica.
Agora que você já sabe o que ele significa, que tal começar a elaborar um?!
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